شایستگی چیست ؟
بنا بر تعریف NIH شایستگی ترکیبی از دانش، مهارت، توانمندی و رفتارهای حرفه‌ای فرد است که منجر به عملکرد بالای فردی و سازمانی او می‌شود.
این تعریف معمولاً با مدل KSAB شناخته می‌شود.

Knowledge به معنی دانش در شایستگی

K ابتدای کلمه Knowledge به معنی دانش می باشد. اما دانش چیست؟
دانش از جنس اطلاعات است. هرگونه آموزه و مطلب که به انجام درست یک کار کمک می‌کند، دانش محسوب می‌شود. این اطلاعات را فرد می‌تواند از راه‌های زیر کسب کند:

1. آموزش رسمی و دانشگاهی
2. تمرین ها و فعالیت های تجربی
3. تحقیق و مطالعه شخصی

مثال: گرامر، دستور زبان فارسی، مفاهیم کامپیوتر و… برای درک عمیق‌تر موضوع می‌توانید رانندگی را در نظر بگیرید.
برای رانندهٔ شایسته بودن باید قوانین رانندگی، علائم، نشانه‌ها و اصول اولیه رانندگی را بدانید.
اینها اطلاعات دانشی هستند که شما برای رانندگی نیاز دارید تا یک راننده حرفه‌ای باشید.

• Skill به معنی مهارت

ابتدای کلمه Skill به معنی “مهارت” می باشد.
اما باید دید مهارت چیست؟
مهارت عبارت است از توانایی انجام یک کار با سرعت و دقت بالا.
مهارت ویژگی های زیر را دارد.

1. با تمرین و تکرار به دست می‌آید.
2. یک فعالیت فیزیکی یا تخصصی است.
3. از یک دانش یا توانمندی استفاده می کند.

مهارت عبارت است از توانایی انجام یک کار با سرعت و دقت بالا.
مهارت ویژگی های زیر را دارد.

البته معمولا مهارت ها به دو دسته سخت و نرم تقسیم می‌شوند.

• مهارت های نرم مهارت های رفتاری هستند. یعنی آنچه انسان‌ها در طول زمان در حوزه ارتباطات می‌آموزند.
  • مثال مهارت‌های نرم: مهارت رهبری، مهارت ارتباطات، مهارت تفویض اختیار و دیگر.
• مهارت های سخت به مهارت‌های تخصصی می‌پردازد.
  • مثال مهارت سخت: رانندگی، نوشتن، دوچرخه سواری، تایپ کردن و غیره.

Ability به معنی توانمندی برای شایستگی

A ابتدای کلمه Ability به معنی توانمندی می‌باشد.
اما توانمندی چیست؟
توانمندی‌ها قابلیت‌های درونی فرد هستند که کمک می‌کنند.
در مهارت و دانشی که باید کسب کند، سرعت داشته باشد.
برای مثال کسی که توانمندی او داشتن هوش بالاست، سریع‌تر روش انجام یک کار تخصصی را یاد می‌گیرد.
یا کسی که توانمندی تحلیل بالایی دارد، با سرعت بیشتری تحلیل گزارش‌ها را انجام می‌دهد.

توانمندی ها چه ویژگی هایی دارند؟

1. ذاتی هستند. مثل توانایی بلند کردن اجسام، حرف زدن و دیدن.
2. یک استعداد درونی هستند. مثل برونگرایی، همدلی و هوش.
3. به فرد کمک می‌کند تا فعالیت‌های ذهنی و فیزیکی را آسان سرانجام دهد. مثل استعداد خواندن، برون گرایی، درون گرایی، استعداد یادگیری، استعداد حفظ کردن کلمات و غیره.

Behavior به معنای رفتار

B ابتدای کلمه Behavior به معنای رفتار است.
اما رفتار چیست؟
رفتار به مجموعه واکنش‌های فرد در یک موقعیت خاص می‌گویند. برای مثال اگر شما در موقع رانندگی آرامش خود را در برابر رفتار بد سایر رانندگان حفظ می‌کنید، احتمالا دارای رفتار مدیریت خشم هستید.

« رفتار » دارای ویژگی های زیر می‌باشد:

1. رفتار قابل مشاهده است.
2. واکنش معمول فرد به یک موقعیت مشخص است.
3. به مرور زمان قابل یادگیری است اما زمان زیادی می‌برد.

مطلب پیشنهادی: استخراج شایستگی های شغلی

مدل شایستگی چیست؟

مدل شایستگی بیانگر مجموعه‌ای از شایستگی‌هاست که در ایجاد یک عملکرد عالی در یک شغل و یک سازمان مؤثر هستند.
اغلب این مجموعهٔ شایستگی در قالب یک مدل دسته‌بندی می‌شوند.
این دسته‌بندی بر اساس نوع سازمان و فعالیت‌های خاص آن متغیر می‌باشد.
برای مثال مدل شایستگی می‌تواند بر اساس شایستگی‌های شغلی، سطوح مدیریتی و ….
شایستگی های فردی تعریف شود.
شایستگی‌ها معمولاً با رفتارهای کلیدی تعریف می‌شوند.
رفتارهای کلیدی مشخص می‌کنند که هر شایستگی دقیقاً بیانگر چه رفتارهایی است.
مدل های شایستگی ممکن است به‌صورت عمومی تعریف‌شده و برای همه کارکنان به کار روند.
اما برخی مدل‌های شایستگی صرفاً برای یک شغل خاص تعریف می‌شوند.

مثال: مدل شایستگی های اصلی

برای مثال در NIH مدل شایستگی های اصلی یا Core Competency Model برای همه کارکنان تعریف می‌شود.
لذا شایستگی های رهبری و شایستگی‌های مدیریتی برای تمام مدیران و سرپرستان تعریف می‌شود.
مدل شایستگی‌های شغلی برای همه کارکنان در آن دسته شغلی تعریف می‌شود.
این شایستگی ها بر عملکرد افراد در آن رده شغلی تأثیر دارد.

شایستگی و رفتارهای کلیدی

هر شایستگی باید با رفتارهای کلیدی تعریف شود تا بین افراد سوء تفاهم ایجاد نشود.
در غیر این صورت ممکن است یک شایستگی مثل مدیریت زمان برای یک نفر یک تعریف داشته باشد و برای دیگری تعریف متفاوتی باشد.
مثلاً یک مدیر فردی را دارای مدیریت زمان می‌داند که زودتر از موعد کار را تحویل دهد
اما مدیر دیگر فردی را دارای مدیریت زمان می‌داند که اولویت‌بندی بهتری دارد.
در دیکشنری شایستگی‌های هاروارد، تمام شایستگی‌ها با رفتارهای کلیدی تعریف‌شده‌اند.
برای مثال:

مدیریت زمان یعنی:

مدیریت اثربخش زمان و منابع برای اتمام کار

رفتارهای کلیدی:

• الویت بندی: تفکیک امور مهم تر از وظایف کم اهمیت تربرحسب اهداف پیش رو
• آماده سازی: اطمینان از داشتن تجهیزات و امکانات لازم در انجام وظایف برای جلوگیری از اتلاف وقت
• داشتن برنامه زمان بندی: برای استفاده از منابع اعم از زمان، فرایندها، هماهنگی ها و…برای اجتناب از تعارض برنامه ها با دیگران
• هماهنگی بین منابع: استفاده درست از منابع قابل دسترس اعم از فرایندها، افراد، ابزار و…
• تمرکز: پرهیز از مسائل غیرمرتبط با کار به منظور انجام اثربخش امور

مثال رفتارهای کلیدی

• برنامه‌ریزی برای تهیه مواد و ابزار لازم برای انجام و اتمام کار با استاندارد بالا
• برنامه‌ریزی برای قرار ملاقات‌ها و هماهنگی با افرادی که در این کار نقش دارند.
• مستند کردن منظم و سازماندهی‌شده فایل‌ها و مدارک.
• داشتن تقویم زمانی برای انجام امور.

چگونه رفتارهای کلیدی شایستگی را تعریف کنیم؟

تاکنون به تعریف شایستگی پرداختیم. مدل KSAB را تعریف کردیم.
این مدل به شما کمک می‌کند تا شایستگی‌ها را به‌راحتی تعریف کنید.
همچنین نشان دادیم که چگونه یک سازمان مدل شایستگی خود را تعریف می‌کند.
گفتیم باید هر شایستگی با یک سری رفتارهای کلیدی تعریف شود.
چراکه ممکن است ازنظر هر کس، شایستگی متفاوت از دیگری تعریف شود.
درنتیجه ارزیابی افراد مشکل خواهد شد.

رفتار کلیدی چیست؟

رفتارهای کلیدی نشان می‌دهند که یک فرد با داشتن چنین شایستگی، چگونه عمل می‌کند.
به عبارتی فردی که شایسته است چه‌کاری را چگونه انجام خواهد داد.
این رفتارها مانند مثال‌هایی هستند که شایستگی را شفاف‌سازی می‌کنند.
اما نباید خود را درگیر مثال‌های گسترده از رفتارهایی کنیم که شایستگی را تعیین کنند.
این رفتارها باید کمک کنند تا شایستگی را ساده‌تر ارزیابی کنیم.
برای مثال:

رفتار کلیدی برای داشتن شایستگی مدیریتی یک مسئول مالی عبارت است از: ایجاد و حفظ بودجه های منطقی

مثلاً می‌خواهیم از یک شایستگی مثل ارتباطات قوی سخن بگوییم. حال باید این سؤال را از خود بپرسیم:
کسی که دارای ارتباطات قوی است، چه ویژگی‌های رفتاری دارد؟

• به خوبی با دیگران ارتباط برقرار می‌کند.
• منظور خود را به خوبی منتقل می‌کند.
• منظور دیگران را به‌درستی برداشت می‌کند.
• کمتر دچار سوء تفاهم می‌شود.
• ذهن‌خوانی نمی‌کند و….

تعریف شایستگی از دیکشنری هاروارد

حال بیایید از دیکشنری تعریف شایستگی هاروارد کمک بگیریم:

ارتباطات قوی:

انتقال دقیق و شفاف اطلاعات و ایده‌ها با کمک ابزارهای انتقال پیام صحیح به افراد یا گروها. به گونه‌ای که مخاطب علاقه‌مند نموده و به آنها در درک موضوع کمک کند.

شایستگی و رفتارهای کلیدی

• ارتباطات سازماندهی‌شده: هدف مشخص با بیانی مدون برای بیان اهمیت‌ها و تأکید بر موضوعات کلیدی
• جلب‌توجه مخاطب: با بکار گیری تکنیک‌هایی مانند استفاده از تن صدای رسا، پاورپوینت، داستان، مثال، فیلم و…
• همسویی با مخاطب: استفاده از مثال‌ها، تجارب و … مرتبط با مخاطب.
• اطمینان از فهم مخاطب: استفاده از اطلاعات مخاطبین برای اطمینان از اینکه شنونده پیام و مفهوم را به خوبی درک کرده است.
• پرسیدن سؤالات شفاف: برای سنجش میزان درک مخاطب از موضوع

بخوانید: سوالات مصاحبه مدیریتی

مثال برای تعیین رفتارهای کلیدی در تعریف شایستگی

همان‌طور که می‌بینید وقتی کسی این رفتارهای کلیدی را رعایت کند، قادر خواهد بود ارتباط قوی برقرار کند.
مثلاً شما قرار است با مشتری خود درباره محصول جدیدتان صحبت کنید.
حال با موارد بالا ارتباط خود را تعریف کنید.

• هدف مشخص: معرفی محصول جدید. ابتدا میزان رضایت وی را از محصول قبلی را می‌پرسیم. سپس با استفاده از مزایا و معایبی که خواهد گفت، محصول جدید را معرفی می‌کنیم.
• برای جلب‌توجه مشتری می‌توانم برایش فایل‌های بروشور یا فیلم استفاده از محصول را ارسال کنم.
• جهت همسویی با مشتری باید مثال‌هایی بکار ببرم که مرتبط با کار وی باشد.
• حال باید مطمئن شوم موضوعات مرا درک کرده است. پس از او می‌توانم سؤالات زیر را بپرسم:
• به نظرتان محصول جدید ما مشکل محصول قبلی را پوشش می‌دهد؟
• شماره تماس مرا دارید؟ یک بار آن را باهم چک کنیم؟
• خوب حالا مدل شایستگی خود را در کار خود تعریف کنید و نمودهای رفتاری آن را بیابید.

شایستگی چیست – انواع مدل های شایستگی