مهارت مصاحبه کننده و روش صحیح پرسیدن سوالات

مهارت های مصاحبه کننده ، مسیر یک استخدام موفقیت‌آمیز را در سازمان تعیین می‌کند.
مصاحبه کننده‌ای حرفه ای صرفا براساس حدسیات، ذهنیات و برداشت‌های شخصی و با تکنیک‌های غیرحرفه ای با کاندیدا مصاحبه نمی کند.

مصاحبه کننده استخدامی حرفه ای می تواند فرد مناسب را برای سازمان انتخاب نموده و جذب نماید.
فرد مناسب برای استخدام چه ویژگی هایی دارد؟فرد مناسب برای استخدام چه ویژگی هایی دارد؟

1. برای شغل مورد نظر مناسب است.
2. برای تیمی که قراراست با آنها کار کند، مناسب است.
3. برای فرهنگ سازمانی و ساختار سازمان مناسب است.

همان‌طور که می‌بینید فرد را نمی‌توان فقط برای شغل مذکور مورد ارزیابی قرار داد.
بلکه مصاحبه‌کننده استخدامی حرفه‌ای، مانند یک پزشک حرفه‌ای عمل می‌کند.
وقتی به برخی از پزشکان مراجعه می‌کنید و می‌گویید معده درد دارم، گویا راه‌حل را در دست آنها قرار داده و آنها نیز فقط همان حوزه را بررسی می‌کنند.
حال‌آنکه یک پزشک حرفه‌ای نگاه کل به جز داشته و تمام جوانب را می‌سنجد.
پس برای استخدام یک کارمند توانمند و مناسب لازم است میزان شایستگی فرد را برای شغل، واحد سازمانی و سازمان مورد بررسی قرار دهید.

آیا کاندیدا مناسب شغل مورد نظر است؟

مصاحبه کننده استخدامی برای بررسی این امر لازم باید شرح شغل و شرایط احراز شغل را به خوبی بداند.
پس اگر از همه کاندیداها برای همه مشاغل سازمانی خود یک نوع سوال می پرسید، باید نگران نحوه مصاحبه خود باشید.

حال باید دید که آیا برای تیمی که قرار است با آنها کار کند، مناسب است؟

برای این کار باید مشخص کنید در حال حاضر تیم در چه مرحله‌ای از رشد خود قرار دارد؟
اگر تیم در حال شکل گیری است، احتمالاً به افرادی نیاز دارید که پیشرو و رفتار جهادی داشته باشند!
اما اگر تیم به بلوغ رسیده است، شاید فردی که دارای شخصیت باثبات است سریع‌تر با تیم تطبیق پیدا کند.
همه این حدسیات منوط به مصاحبه عمیق با تیم است.

آیا کاندیدای شغلی برای این سازمان مناسب است؟

استخدام های زیادی داشته ام که فرد در یک سازمان بسیار عالی عمل کرده است، اما در سازمان دیگری افول کرده است.
مثلا یک بازاریاب در یک شرکت غذایی برای ارتباط به سوپرمارکت های متفرقه ممکن است عالی عمل کرده باشد، اما در قبال یک سازمان که در سوپرمارکت های خاص و با تاکید بر برند خود کار می کند، ممکن است نتواند عملکرد درخشانی داشته باشد.

سوابق فرد را چگونه مورد سنجش قرار دهیم؟

یکی از چالش‌های مدیران در زمان استخدام این ست که چگونه بفهمند ادعاهای کتبی کاندیدا در رزومه یا شفاهی او در زمان مصاحبه درباره تجاربش واقعی است؟
در این مسیر از روش‌های حرفه‌ای Refrence Check یا بررسی سوابق استفاده می‌کنیم.
که اگر اصولی انجام نشود، ممکن است حسابی به چالش بیفتید.
این تکنیک نیز یکی از مهارت های مصاحبه کننده است.
یا با تکنیک‌های مصاحبه استخدامی، می‌توان میزان صحت گفتار وی را سنجید.

مهارت های مصاحبه کننده استخدامی چرا مورد نیاز است؟

مهارت های مصاحبه کننده کمک می‌کند تا بدانید چگونه بهترین و مناسب‌ترین کارکنان را استخدام کنید.
اجازه دهید با ذکر یک خاطره شما را با این موقعیت خطیر آشنا کنم.

کاندیدا وارد می‌شود. به دنبال رزومه‌اش می‌گردم.
بازهم منشی فراموش کرده که نام وی را قبل از ورودش برای مصاحبه به من بگوید.
به او خوش‌آمد می‌گویم. می‌پرسم: جناب آقای؟ و جواب می‌دهد: ارشدی هستم.; رزومه‌اش را در انبوه رزومه‌های روی میز پیدا نمی‌کنم.; به خلاقیت و مهارت خودم مطمئن هستم.
شروع می‌کنم به سؤال پرسیدن. سؤالات را به خوبی جواب می‌دهد.
حس رضایت بخشی دارم. سوابقش را می‌پرسم و او نیز بسیار مسلط اما کمی متعجب، پاسخ می‌دهد.
بعد از ۱۵ دقیقه، خیالم راحت می‌شود که فرد موردنظر را یافته‌ام.; از او خواهش می‌کنم برای انجام بقیه امور استخدام از جمله تست شخصیت شناسی و لیست مدارک موردنیاز، به واحد کارپردازی مراجعه کند.
با لبخند زیرکانه‌ای می‌گوید:; مایه افتخار من هست که در خدمت شما باشم ولی من برای سازمان شما پروژه برق شایگان را انجام دادم; و برای دریافت چک خدمت رسیده‌ام! نمی‌دانم بیشتر متعجب هستم یا شرمنده..

مریم حنطوش زاده

این اتفاقی است که یکی از مدیران برای من تعریف کرده است.; همچنان منشی را مقصر می‌داند.; از پروسه استخدام ناراضی است و به دنبال روش بهتری می‌گردد.

مهار تهای مصاحبه کننده استخدامی شامل چه مواردی است؟

در مثال ذکرشده واضح است که اولین مهارت در مصاحبه استخدامی که “آماده شدن” است را انجام نداده است.
ازجمله اموری که مربوط مهارت های آماده‌سازی برای مصاحبه کننده هستند، می‌توان به مطالعه رزومه، تهیه سؤالات، نکات شبهه برانگیز و ویژگی‌های لازم جهت احراز این شغل اشاره نمود.

اگر در نحوه آماده شدن خود شکست بخورید، برای شکست خوردن آماده می‌شوید!

بنجامین فرانکلین

اگر در نحوه آماده شدن خود شکست بخورید، برای شکست خوردن آماده می‌شوید!
پس قبل از انجام مصاحبه استخدامی با کاندیدا، کاملاً آماده‌باشید تا یک مصاحبه استخدامی حرفه‌ای را در پیش بگیرید.
اگرچه بسیار ساده و ابتدایی به نظر می‌رسند اما مانند هر مهارت مدیریتی دیگری،; مصاحبه کننده نیازمند درک دقیق این نیاز و نحوه انجام آنها است.
از دیگر مهارت های مصاحبه استخدامی ، شنیدن قوی است.
شما باید بتوانید گفته‌های کاندیدا را دقیق بشنوید و ناگفته‌های او، احساسات و علائق او را کشف کنید.

مثلاً با کاندیدایی برای مدیریت فروش روبرو می‌شوید که او نیز مانند بسیاری از مدیران دیگر عملکرد نیروی انسانی‌اش را برخلاف انتظارش می‌داند; و از غلو کردن‌های روز مصاحبه می‌نالد.
از افراد نخبه‌ای می‌گوید که در ارتباطات تیمی ضعیف عمل می‌کنند.
از کارمندان با سابقه‌ای که در مصاحبه خوش درخشیده‌اند،; اما به خاطر عدم داشتن توانایی لازم سازمان را دچار رخوت نموده‌اند.
اخراج کارکنان افزایش پیدا کرده و بهره‌وری کاهش‌یافته است.
دغدغه وی بی دلیل نیست; زیرا تحقیقات نشان می‌دهد که اخراج هر فرد هزینه‌ای معادل دو پرسنل را بر سازمان تحمیل می‌کند.
حدود 41% هزینه زمانی بابت استخدام نیروی جدید لازم است.

پیشنهاد می‌کنم « سوالات مصاحبه مدیریتی » را مشاهده کنید.

چگونه می‌توان از صحت گفتار کاندیدا مطمئن شد؟

یکی از مهارت های کلیدی در مصاحبه استخدامی برای مصاحبه کننده این ست که بتوانید سؤالات خوب و عمیق بپرسید. یادمان باشد تنها ابزاری که در مصاحبه استخدامی در دست داریم، “سؤال پرسیدن” است. شناخت انواع سؤال و استفاده از آنها در جایگاه مناسب، بسیار مهم است. همچنین باید بدانید کدام سؤال‌ها منجر به انحراف شما از موضوع خواهد شد. کدام سؤالات وقت شما را تلف می‌کند و کدام سؤالات ازنظر حرفه‌ای ممنوع است.

برای مثال باید سؤالات شخصی، خصوصی و جهت‌دار اکیداً اجتناب کنید. پرسیدن سؤالاتی نظیر وضعیت تأهل، فرزند و خانواده بسیار غیرحرفه‌ای است.
همچنین سؤالاتی که باعث می‌شوند فرد معذب شود. مثلاً محل زندگی، قومیت، تبعیت، گرایش جنسی، سابقه بیماری و یا شغل پدر توصیه نمی‌شود.
شاید به نظرتان عجیب بیاید. اما در کشورهای پیشرفته هرکدام از این سؤالات می‌تواند منجر به شکایت کاندیدا از کارفرما شود. چون در صورت استخدام نشدن می‌تواند علت عدم استخدامش را تأهل تصور کندو باید کارفرما در صدد دفاع از خود در دادگاه حاضر شود.

بعلاوه از سؤالاتی که استرس ایجاد می‌کنند باید اجتناب کرد. چون الزاماً استرس در زمان مصاحبه کاری بیانگر استرس فرد در زمان اشتغال او نخواهد بود. مثلاً ممکن است یک مهندس در فضای مصاحبه استخدامی استرس داشته باشد اما در فضای کاری با تکیه‌بر تجربه و تخصص خود در شرایط پراسترس هم به حل مسئله بپردازد.

آیا راهی هست که به کمک آن صلاحیت رفتاری کاندیدا را تشخیص داد؟

پاسخ این سؤال را در مصاحبه‌های رفتاری می‌توان یافت.
در مصاحبه‌های رفتاری، با تکیه بر رفتار گذشته فرد; می‌توان به میزان قابلیت وی در اجرای امور در سمت موردنظر، دست‌یافت.
مصاحبه رفتاری با این رویکرد شکل می‌گیرد که:
به من بگو درگذشته چگونه رفتار کرده‌ای، تا به تو بگویم در آینده چگونه رفتار خواهی کرد.